Questo suggerimento è un'estensione del suggerimento di Excel della scorsa settimana. È possibile utilizzare il comando Vai a speciale per selezionare le celle vuote da un intervallo. Questa è un'ottima tecnica di Excel per ripulire i dati in una tabella pivot.
Le tabelle pivot sono strumenti meravigliosi. Ma cosa succede se la tua tabella pivot è solo un passaggio intermedio nella manipolazione dei dati e desideri utilizzare ulteriormente i dati riepilogati nella tabella pivot? Ricevo regolarmente 5000 righe di dati da un sistema mainframe legacy. Questi dati hanno colonne per prodotto, mese, regione, stato e quantità. Avevo bisogno di riepilogare i dati in una tabella pivot con i mesi in alto, il prodotto, la regione e lo stato che scendono lungo le righe. Le tabelle pivot lo rendono un gioco da ragazzi.
Da lì, dovevo prendere i dati dalla tabella pivot e importarli in Access. Come puoi vedere, la tabella pivot predefinita non è adatta a questo. Excel utilizza uno stile struttura in modo che ogni regione venga visualizzata solo una volta, seguita da celle vuote fino al Subtotale regione. Le celle nella sezione dati senza dati sono vuote invece che numeriche. Inoltre non voglio i totali parziali nei dati.
A partire da Excel 97, sono disponibili opzioni per la tabella pivot per controllare alcuni di questo comportamento.
Nella finestra di dialogo Layout tabella pivot, fare doppio clic sul nome del campo per la regione. Nella sezione Subtotali, fare clic sul pulsante di opzione "Nessuno". Questo eliminerà i subtotali indesiderati.
In Excel 2000, il pulsante delle opzioni ti porterà a una finestra di dialogo in cui puoi specificare "Per celle vuote, mostra:" e inserire uno zero in modo da non avere una tabella piena di celle vuote.
Per manipolare ulteriormente la tabella pivot, dovrai fare in modo che non sia più una tabella pivot. Se provi a modificare le celle in una tabella pivot, Excel ti dirà che non puoi modificare parte di una tabella pivot. Per passare da una tabella pivot a soli valori, segui questi passaggi:
- Spostare il puntatore della cella all'esterno della tabella pivot.
- Se la tabella pivot inizia dalla riga 1, inserisci una nuova riga 1.
- Inizia a evidenziare nella nuova riga vuota 1 e trascina verso il basso per selezionare l'intera tabella pivot.
- Fai Ctrl + C (o Modifica - Copia) per copiare questo intervallo.
- Con la stessa area selezionata, fai Modifica - Incolla speciale - Valori - OK per modificare la tabella pivot in un valore statico.
Ma ecco il vero suggerimento per questa settimana. Jennifer scrive
Mi sono sempre imbattuto nel problema dell'utilizzo dell'opzione tabella pivot, per riassumere risme di dati, ma non riempie le righe sotto ogni modifica nella categoria di riga. Sai come compilare la tabella pivot sotto ogni cambio di categoria ?? Ho dovuto trascinare e copiare ogni codice in modo da poter fare più tabelle pivot o ordinare. Ho provato a cambiare le opzioni nella tabella pivot, senza alcun risultato.
La risposta non è facile da imparare. Non è intuitivo. Ma se odi trascinare quelle cellule verso il basso, adorerai dedicare del tempo per imparare questo processo! Segui: sembra lungo e lungo, ma funziona davvero. Una volta ottenuto, puoi farlo in 20 secondi.
In realtà ci sono 2 o 3 nuovi suggerimenti qui. Supponiamo che tu abbia 2 colonne a sinistra che sono in formato struttura che devono essere compilate. Evidenzia dalla cella A3 fino alla cella B999 (o qualunque sia la tua ultima riga di dati).
Trucco # 1. Selezione di tutte le celle vuote in quell'intervallo.
Premi Ctrl + G, alt = "" + S + K e poi invio. eh?
Ctrl + G fa apparire la finestra di dialogo Vai a
Alt + S selezionerà il pulsante "Speciale" dalla finestra di dialogo
La finestra di dialogo Goto-Special è una cosa fantastica che pochi conoscono. Premi "k" per selezionare "spazi vuoti". Premi invio o fai clic su OK e ora avrai selezionato solo tutte le celle vuote nelle colonne della struttura della tabella pivot. Queste sono tutte le celle che vuoi riempire.
Trucco # 2. Non guardare lo schermo mentre lo fai: è troppo spaventoso e confuso.
Premi il tasto uguale. Premi la freccia su. Tieni premuto Ctrl e premi invio. Premendo uguale e la freccia su dice: "Voglio che questa cella sia proprio come la cella sopra di me." Tenendo premuto Ctrl quando si preme invio si dice: "Inserisci la stessa formula in ogni cella selezionata, che, grazie al trucco n. 1, sono tutte le celle vuote che volevamo riempire.
Trucco # 3. Che Jennifer sa già, ma è qui per completezza.
Ora è necessario modificare tutte quelle formule in valori. Seleziona di nuovo tutte le celle in A3: B999, non solo gli spazi. Premi Ctrl + C per copiare questo intervallo. Premi alt = "" + E poi sv (invio). per incollare valori speciali queste formule.
Ta-da! Non passerai mai più un pomeriggio tirando giù manualmente le intestazioni delle colonne in una tabella pivot.
