Premi Ctrl + T su un set di dati e ogni sorta di meraviglioso accade. Mentre posso passare un'ora a dirti quanto sono meravigliose le tabelle di Excel, alcune fastidiose incompletezze me le fanno evitare. Scopri perché nell'articolo di oggi.
Quante volte hai una piccola tabella di database in Excel? Intestazioni (nomi di campo) nella riga 1, ogni riga della tabella rappresenta un record. Seleziona quei dati e premi Ctrl + T per richiamare il comando Formato come tabella. (Nota che Tables ha debuttato nel 2003 come List, quindi funziona anche Ctrl + L).
Guarda la bellissima formattazione a righe alterne degli anni '70! Adoro quella formattazione.
E guarda … Excel presume che io sia un deficiente che non può attivare il filtro quando ne ho bisogno, quindi lo attivano per me. Che carino.
Se mi capita di scorrere la riga 1 fuori dalla pagina, quelle intestazioni di colonna inutili di ABCDEF vengono sostituite con i nomi dei campi effettivi. Ancora una volta, Excel presume che io sia troppo occupato per essere in grado di congelare i riquadri, quindi lo hanno fatto per me.
Rispetto seriamente che se (a) penso in anticipo abbastanza da formattare il vuoto H2 come percentuale con 1 cifra decimale, (b) digita una formula GP% in H2 e premi Invio …
… la formula copia automaticamente. Amo davvero questo. Non mi piace che la formula sia al (@Profit)/(@Revenue)posto di =G2/F2. Ma mi piace che non sia necessario fare doppio clic sul quadratino di riempimento per copiare la formula verso il basso.
Aggiornare
IvenBach dal forum rileva che puoi disattivare le formule di tabella alternative con File, Opzioni, Formule, Lavorare con le formule, Usa nomi di tabella nelle formule e deselezionando l'opzione.
Ma ecco la caratteristica migliore in assoluto delle tabelle. Supponiamo che tu abbia una tabella e che l'hai usata per uno di questi:
- i dati di origine per un grafico
- i dati di origine per una tabella pivot
- una tabella CERCA.VERT o CERCA.ORIZZ (o il secondo argomento in PARTITA per i tuoi fan di INDICE / PARTITA)
- la fonte per un nome definito
La caratteristica migliore di una tabella è il piccolo indicatore di fine tabella mostrato in H21 di seguito. Se copi nuovi dati e incolli i dati nella prima riga vuota sotto la tabella …
… il grafico si aggiorna automaticamente. I nuovi dati vengono formattati. La formula nella colonna H viene copiata verso il basso. Questa è una bella caratteristica.
Altri ottimi motivi per utilizzare le tabelle:
- Le tabelle pivot basate sul modello di dati richiedono che i dati siano nelle tabelle
- Power Map (ora noto come Mappe 3D) richiede tabelle, anche se il team di Power Map convertirà i tuoi dati dietro le quinte se non lo fai
Quindi, perché non uso le tabelle?
Le tabelle sono state un'impresa enorme durante il ciclo di sviluppo di Excel 2007. Quello è stato l'anno in cui Excel è passato dai menu alla barra multifunzione. C'era troppo da fare. La leggenda narra che il team di Excel abbia deciso: "Le tabelle non funzioneranno mai. Non abbiamo tempo per finirle. Rimuoviamole dal prodotto".
Quando la notizia è stata comunicata a tutto il team di sviluppo, è tornata la voce: "No! Siamo troppo in là. Ci vorrebbe più tempo per rimuovere le tabelle a questo punto di quanto ne abbiamo".
Quindi, le tabelle sono in Excel. E tutta la bontà che ho descritto sopra è in Excel. Tutto ciò è buono e userò le tabelle quando so che ho bisogno di un grafico o di una tabella pivot per espandere con dati in crescita. Ma sono le cose che non sono finite che mi portano a non usare Tabelle tutti i giorni. Capisco che gli elementi in questo elenco sono oscuri. Molte persone non le conoscono e non le usano. Ma li uso. Li uso molto. Sono sufficienti per impedirmi di utilizzare le tabelle tutto il tempo.
- Le visualizzazioni personalizzate non funzioneranno se disponi di una tabella. Uso le visualizzazioni personalizzate per mostrare 20 fogli di lavoro in un unico comando.
- I totali parziali non funzioneranno con una tabella. Incontro molte persone che odiano i totali parziali. Amo i totali parziali.
Se non usi mai i subtotali e non vuoi sapere perché le visualizzazioni personalizzate possono aiutarti, le tabelle Ctrl + T sono fantastiche.
Ogni sabato, un'ammissione di colpa. Rivelerò le mie cattive abitudini in Excel e discuterò perché dovresti fare quello che dico invece di fare quello che faccio.
Excel pensiero del giorno
Ho chiesto ai miei amici di Excel Master per i loro consigli su Excel. Pensiero di oggi su cui riflettere:
"Sappi che la formattazione dei numeri è una facciata, quindi non sarai ingannato :)"
Mike Girvin
