In che modo in Excel posso assicurarmi che i numeri di fattura duplicati non siano inseriti in una particolare colonna di Excel?
In Excel 97, è possibile utilizzare la nuova funzionalità di convalida dei dati per eseguire questa operazione. Nel nostro esempio, i numeri di fattura vengono inseriti nella colonna A. Ecco come impostarlo per una singola cella:
- La cella successiva da inserire è A9. Fare clic nella cella A9 e selezionare Dati> Convalida dal menu.
- Nella casella a discesa "Consenti:", scegli "Personalizzato"
- Inserisci questa formula esattamente come appare:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Fare clic sulla scheda Avviso di errore nella finestra di dialogo Convalida dati.
- Assicurati che la casella "Mostra avviso" sia selezionata.
- In Stile :, seleziona Stop
- Inserisci un titolo di "Valore non univoco"
- Immettere un messaggio di "È necessario immettere un numero di fattura univoco".
- Fare clic su "OK"
Puoi provarlo. Immettere un nuovo valore, ad esempio 10001 nella cella A9. Nessun problema. Ma prova a ripetere un valore, ad esempio 10088 e apparirà quanto segue:
L'ultima cosa da fare è copiare questa convalida dalla cella A9 alle altre celle nella colonna A.
- Fare clic nella colonna A e selezionare Modifica> copia per copiare la cella.
- Seleziona un ampio intervallo di celle nella colonna A. Forse A10: A500.
- Seleziona Modifica, Incolla speciale. Dalla finestra di dialogo Incolla speciale, seleziona "Convalida" e fai clic su OK. La regola di convalida inserita dalla cella A9 verrà copiata in tutte le celle fino a A500.
Se fai clic nella cella A12 e scegli Convalida dati, vedrai che Excel ha cambiato la formula di convalida in =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Questo è tutto ciò che devi sapere per farlo funzionare. Per quelli di voi che vogliono saperne di più, spiegherò in inglese come funziona la formula.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Siamo seduti nella cella A9. Stiamo dicendo alla funzione Vlookup di prendere il valore della cella che abbiamo appena inserito (A9) e di provare a trovare una corrispondenza nelle celle che vanno da A $ 1 ad A8. L'argomento successivo, l'1, dice a Vlookup che quando viene trovata una corrispondenza di comunicarci i dati dalla prima colonna. Infine, il Falso nel vlookup dice che stiamo cercando solo corrispondenze esatte. Ecco il trucco n. 1: se CERCA.VERT trova una corrispondenza, restituirà un valore. Ma, se non trova una corrispondenza, restituirà il valore speciale di "# N / A". Normalmente, questi valori # N / A sono cose negative, ma in questo caso, VOGLIAMO un # N / A. Se otteniamo un # N / A, allora sai che questa nuova voce è unica e non corrisponde a nulla al di sopra di essa. Un modo semplice per verificare se un valore è # N / D consiste nell'usare la funzione ISNA (). Se qualcosa all'interno di ISNA () restituisce un # N / A, ottieni un TRUE. Così,quando inseriscono un nuovo numero di fattura e non si trova nell'elenco sopra la cella, vlookup restituirà un # N / A, che farà sì che ISNA () sia vero.
Il secondo trucco è nel secondo argomento per la funzione Vlookup. Ho fatto attenzione a specificare A $ 1: A8. Il segno del dollaro prima dell'1 indica a Excel che quando copiamo questa convalida in altre celle, dovrebbe sempre iniziare a cercare nella cella della colonna corrente. Questo è chiamato indirizzo assoluto. Sono stato altrettanto attento a non mettere il simbolo del dollaro prima dell'8 in A8. Questo è chiamato indirizzo relativo e dice a Excel che quando copiamo questo indirizzo, dovrebbe smettere di cercare nella cella appena sopra la cella corrente. Quindi, quando copiamo la convalida e guardiamo la convalida per la cella A12, il secondo argomento nel vlookup mostra correttamente A $ 1: A11.
Ci sono due problemi con questa soluzione. Innanzitutto, non funzionerà in Excel 95. In secondo luogo, le convalide vengono eseguite solo sulle celle che cambiano. Se si immette un valore univoco nella cella A9, quindi si torna indietro e si modifica la cella A6 in modo che corrisponda allo stesso valore immesso in A9, la logica di convalida in A9 non verrà richiamata e si finirà con valori duplicati nel foglio di lavoro.
Il metodo vecchio stile utilizzato in Excel 95 risolverà entrambi questi problemi. Nel vecchio metodo, la logica di convalida si trovava in una colonna temporanea B. Per configurarla, inserisci la seguente formula nella cella B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Copia questa formula da B9. Incollalo nelle celle B2: B500. Ora, quando inserisci i numeri di fattura nella colonna A, la colonna B mostrerà TRUE se la fattura è unica e FALSE se non è univoca.
