Ordina i totali parziali di Excel - Suggerimenti di Excel

Grazie a Derek Fraley di Springfield MO per questo suggerimento.

Questo suggerimento è del mio amico Derek Fraley di Springfield, Missouri. Stavo facendo un seminario a Springfield e stavo mostrando i miei trucchi del totale parziale preferiti.

Per quelli di voi che non hanno mai usato i subtotali, ecco come impostarli.

Inizia assicurandoti che i tuoi dati siano ordinati. I dati seguenti sono ordinati per clienti nella colonna C.

Set di dati di esempio

Dalla scheda Dati, scegli Subtotali. La finestra di dialogo Subtotale vuole sempre il subtotale dalla colonna più a sinistra. Apri il menu a discesa Ad ogni modifica in e scegli Cliente. Assicurati che la casella Usa funzione sia impostata su Somma. Scegli tutti i campi numerici.

Opzioni del totale parziale

Quando fai clic su OK, Excel inserisce un totale parziale sotto ogni gruppo di clienti. Ma, cosa più importante, aggiunge i pulsanti Gruppo e Struttura a sinistra della colonna A.

Gruppo totale parziale e pulsanti struttura

Quando si fa clic sul pulsante Gruppo e struttura n. 2, le righe dei dettagli vengono nascoste e rimangono solo le righe del totale parziale e il totale generale. Questo è un bellissimo riassunto di un set di dati dettagliato. Naturalmente, a questo punto, i clienti compaiono in sequenza alfabetica. Derek di Springfield mi ha mostrato che quando i dati sono compressi nella vista n. 2, puoi ordinare in base a qualsiasi colonna. Nella figura seguente, è selezionata una cella della colonna Fatturato e stai per fare clic sul pulsante di ordinamento ZA.

Fare clic su # 2 Gruppo e pulsante struttura

Il cliente principale, Wag More Dog Store, arriva in cima al set di dati. Ma non arriva alla riga 2. Dietro le righe nascoste, Excel ha effettivamente ordinato un blocco di record. Tutte le righe Wag More dettaglio spostate insieme alla riga del totale parziale.

Ordina ZA

Se torni alla vista n. 3, vedrai i record di dettaglio che sono arrivati. Excel non ha ordinato i record dei dettagli ma li ha riportati nella sequenza originale.

Record di dettaglio con vista n. 3

Per me questo è sorprendente su due fronti. Innanzitutto, sono stupito che Excel gestisca correttamente questo. In secondo luogo, è sorprendente che qualcuno possa mai provarlo. Chi avrebbe mai pensato che Excel lo avrebbe gestito correttamente? Chiaramente, Derek di Springfield.