Stampa unione in PDF da Excel - Notizie

Il 1 ° gennaio 2018, il salario minimo a New York City aumenta a $ 13,50. Ciò significa che ai lavoratori devono essere inviate milioni di copie del modulo LS 54S o LS54 - Avviso e riconoscimento del tasso di paga. Lo Stato di New York fornisce una copia vuota di questo modulo come PDF protetto da password. Come puoi utilizzare Excel per preparare centinaia di tali documenti per i tuoi dipendenti?

Sebbene il processo per eseguire una stampa unione da Excel a Word sia stato documentato su (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), puoi eseguire una stampa unione da Excel a un PDF?

Sono rimasto sorpreso dal fatto che la migliore soluzione a questo processo sia l'utilizzo di Adobe InDesign! Ma prima, lasciatemi ricapitolare i miei due tentativi falliti:

• Tentativo fallito 1: ho provato a replicare il modulo LS54 in Excel utilizzando una serie di ritagli di schermo per avvolgere le celle che conterrebbero i campi in Excel. Ci è voluta un'eternità e, una volta stampati, i ritagli sullo schermo erano orribili.

  

• Tentativo 2 non riuscito: utilizzare Adobe Acrobat. Si potrebbe pensare che la versione completa di Acrobat offra un modo per popolare un modulo utilizzando una stampa unione. C'è un'opzione Importa dati in Strumenti, Moduli, Altre opzioni modulo. Ho perso tempo ad aggiungere campi al PDF, ho importato il foglio di calcolo e poi sono rimasto deluso nello scoprire che potevo compilare solo un modulo alla volta. Scegli la riga 2 e potrei stampare il primo dipendente. Ma poi dovrei scegliere Riga 3, Stampa, Scegli Riga 4, Stampa, Riga 5, Stampa e questo non funzionerà mai per 750 dipendenti.

  

Risolvere il problema utilizzando Adobe InDesign

Qui a, pubblichiamo libri sotto la Holy Macro! Impronta di libri. Ci iscriviamo alla suite Adobe Creative Cloud, che ci offre Photoshop, Lightroom, Acrobat e qualcosa chiamato InDesign. Controlla in giro per la tua azienda, è probabile che qualcuno nel tuo reparto marketing o creativo abbia già un abbonamento ad Adobe Indesign.

Sono riuscito a risolvere il problema in meno di un'ora utilizzando InDesign. Ho documentato i passaggi qui per semplificare il tuo processo.

• Parte 1: converti il ​​PDF protetto da password in un'immagine

  1. Scarica il modulo LS54S da labor.ny.gov al modulo LS54S
  2. (Facoltativo) Maledizione allo stato per la protezione tramite password del PDF
  3. Converti il ​​PDF in un'immagine. Se hai Acrobat, usa File, Esporta in, Immagine, JPEG.webp. In caso contrario, puoi utilizzare lo Strumento di cattura in Windows per acquisire il modulo. Assicurati solo che Acrobat Reader mostri il modulo al 100%.

• Parte 2: crea il documento in InDesign

  4. Apri Adobe InDesign. Scegli File, Nuovo, Documento. Il primo passaggio nella finestra di dialogo Nuovo documento consiste nel fare clic sulla seconda icona in Orientamento per rendere il documento orizzontale. Modificare le unità in pollici, larghezza a 11, altezza a 8,5. Cambia il margine superiore su 0 e InDesign renderà tutti i margini 0.

     
  5. Fare doppio clic sul lato destro di A-Master nel pannello delle pagine

  6. Da Windows Explorer, trascina il JPG.webp dal passaggio 3 e rilascialo sulla scheda Incolla che si trova all'esterno della Pagina master. Se sei nuovo in InDesign, penseresti di dover trascinare l'immagine * all'interno della pagina *, ma sarebbe sbagliato. Condivido un trucco che ho imparato da Anne Marie "Her Geekness" Concepcion. Se hai bisogno di diventare un maestro in InDesign, dovresti assumere Anne Marie. Quando si rilascia l'immagine sulla pagina master, non è possibile accedere ai quadratini di ridimensionamento. Invece, rilascia l'immagine appena fuori dalla pagina master, ora hai accesso alle maniglie di ridimensionamento. Ridimensiona il documento per adattarlo alla pagina tenendo premuto Maiusc mentre trascini verso il basso la maniglia di ridimensionamento in alto a sinistra. Una volta che il documento è leggermente più piccolo della pagina, trascinalo sulla pagina master del lato destro. Non preoccuparti di aver tagliato metà del testo!

     
  7. Premi la mia scorciatoia da tastiera preferita di tutti i tempi: Ctrl + alt = "" + Maiusc + E. In questo modo l'intera immagine si adatterà alla cornice appena ridimensionata. Conosco dozzine di tasti di scelta rapida in Excel. Conosco solo due tasti di scelta rapida in InDesign e Ctrl + alt = "" + Maiusc + E è uno di questi. Mi intimidisce completamente il fatto che InDesign possa avere altri 25 tasti di scelta rapida come Ctrl + alt = "" + Shift + A fino a Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Parte 3: compilare i campi fissi

  Ci sono alcuni campi nel modulo che saranno gli stessi per tutti i dipendenti. Ad esempio, il nome dell'azienda potrebbe essere lo stesso per tutti. Ecco come aggiungere del testo alla pagina master in InDesign.

  8. Premere il tasto F per avviare la modalità Frame. Utilizzando il mouse, disegna un rettangolo nel punto in cui desideri che appaia il testo fisso. Inizialmente, questo frame avrà una X attraverso di esso.

     
  9. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cornice appena disegnata. A metà del lungo menu contestuale, scegli Contesto, Testo.
  10. Premere il tasto T per accedere alla modalità di immissione del testo

  11. Fare clic all'interno della casella e digitare il testo fisso. Se è necessario modificare il carattere, selezionare il testo e utilizzare l'icona "A" sopra lo schermo per rivelare gli strumenti del personaggio.

      

  12. Ripetere i passaggi da 8 a 11 per tutti gli altri campi che devono essere costanti in tutti i moduli. Questo è monotono. Ottenere una piccola cornice con una piccola "X" di 9 punti allineata con le caselle di controllo non è divertente, ma è fattibile. Se devi spostare o ridimensionare un riquadro, dovrai selezionarlo con il primo strumento freccia a sinistra. Si chiama Strumento di selezione (al contrario del meno utile Strumento di selezione diretta che è la seconda freccia nella casella).

      

  Suggerimento professionale n. 1: seleziona la prima casella. Ctrl + C per copiare. Ctrl + V per incollare una nuova casella al centro della pagina. Trascina la nuova casella nella posizione. Questo è super utile una volta che ottieni una piccola X per le caselle di controllo.

  Suggerimento professionale n. 2: è difficile usare il mouse per ottenere la "X" nella posizione corretta. Una volta selezionata la cornice, utilizzare i tasti freccia sulla tastiera per spostare la cornice in posizione.

  Suggerimento professionale n. 3: tutte le immagini in InDesign iniziano a sembrare orribili. È una caratteristica, non un bug! Pensa a un libro. Power Excel 2017 con ha 1400 immagini. Il computer si impantanerebbe se provassero a visualizzare tutte le 1400 immagini ad alta risoluzione. Il tuo documento ha un'immagine e probabilmente puoi permetterti di mostrare l'immagine ad alta risoluzione. Seleziona l'immagine facendo clic in uno spazio bianco sul modulo. Fare clic con il tasto destro e scegliere Display Performance, High Quality Display. Presto! L'immagine diventa nitida.

  

• Parte 4: compilare i dati in Excel

  Santo foglio di calcolo! Mi ci è voluto così tanto tempo per arrivare alla parte Excel della tecnica.

  13. Metti semplici intestazioni di una sola parola nella riga 1. Formatta tutti i campi valuta come valuta o troverai $ 13,50 come 13,5 nel PDF unito. Mi rendo conto che sul modulo è già presente il simbolo del dollaro, ma $ 13,50 $ sembra migliore di $ 13,5.
  14. Usa file, salva con nome. Salva il documento come file Excel in modo da poterlo modificare in seguito.
  15. Usa file, salva con nome. Salva il documento come testo (delimitato da tabulazioni) (* .txt). Assicurati di ricordare il percorso e il nome del file in modo da poterlo trovare in seguito. Chiudi il file in Excel o riceverai un messaggio di errore nel passaggio 17.

• Parte 5: torna a InDesign per aggiungere campi modulo

  16. Dal menu InDesign, scegli Finestra, Utilità, Unione dati. Una piccola finestra di unione dati apparirà fluttuante da qualche parte sopra InDesign. Ogni piccolo pannello mobile in InDesign ha un sacco di comandi utili nascosti dietro quello che chiamano il menu del pannello. Ecco un'immagine dell'icona del menu del pannello:

      
  17. Apri il menu del pannello sull'unione dei dati. Scegli Seleziona origine dati. Individua e seleziona il file .TXT dal passaggio 15. Il pannello Unione dati ora mostra i nomi dei campi dalla riga 1 del foglio di calcolo. In un mondo drag-and-drop, penseresti di poter trascinare questi campi nel tuo modulo, ma non puoi. Invece, ripeti i passaggi 8 e 9 per disegnare nuovi fotogrammi dove vuoi che vadano quei campi. Rendi i telai belli e larghi nel caso in cui uno dei tuoi dipendenti sia John Jacob Jinglebells III. In particolare per i campi paga e straordinario dell'LS-54S, potrebbe essere necessario passare a 10 punti per consentire l'adattamento del telaio.

  18. Fare clic all'interno della cornice vuota per Nome. Nel pannello Unione dati, fare clic su Nome. Presto! <> appare nel riquadro. Ripeti per Wage e OT.

      
  19. Questo passaggio è facoltativo, ma vale i sessanta secondi. Fare clic sulla casella Anteprima in basso a sinistra nel pannello Unione dati. Vedrai i dati dal primo record. Utilizza le icone delle frecce sinistra e destra nella parte inferiore del pannello Unione dati per vedere il record successivo.
  20. Salvate il file InDesign prima di eseguire l'unione. Ho salvato il mio documento a questo punto e puoi scaricarlo da qui.

  Giusto per ricapitolare, se guardi nel pannello Pagine, hai fatto tutto questo lavoro sul lato destro della pagina A-Master. Ma puoi vedere dalla miniatura che tutto sulla pagina Master è visibile nella Pagina 1 del tuo documento.

  

• Parte 6: Infine, la stampa in serie

  21. C'è un'icona nella parte superiore del pannello Unione dati che assomiglia al lato numero 4 di un dado. Questo è il simbolo per Crea documento unito. Cliccalo.

      

  22. Tutte le impostazioni in Crea documento unito sono corrette. Fare clic su OK.

      
  23. Riceverai uno dei due messaggi. O: "Nessun testo in eccesso è stato generato" o "Testo in eccesso in questi record".

  In InDesign, le parole "Testo in eccesso" significa che hai più caratteri di quelli che possono entrare in una cornice di testo. Non ho trovato alcun equivalente di Excel Shrink to Fit. Se dicono che hai un testo fuori posto nel record 450, vai a pagina 450 nel pannello delle pagine e vedi che hai un dipendente con un nome molto lungo. Torna sul lato destro della pagina A-Master e ridimensiona la cornice per quel campo.

  A questo punto, avrai un grande documento in InDesign. Nel mio caso, ho 114 pagine perché avevo 114 record nel file Excel. Fare clic su qualsiasi pagina nel pannello Pagine per visualizzare quella pagina con i dati inseriti.

  Alcuni suggerimenti: il menu del pannello Unione dati offre un comando Aggiorna origine dati. Se si modifica il file Excel sottostante e lo si salva come nuovo file di testo, utilizzare il comando per ottenere le modifiche. Dovrai ripetere il passaggio 21 per unire nuovamente.

• Parte 7: Esporta in PDF in modo da poter stampare

  24. Dal menu File, scegli Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Scegli un percorso e un nome per il file. Accetta tutte le migliaia di impostazioni nella finestra di dialogo Esporta Adobe PDF. Fare clic su OK

  Una nota conclusiva qui: nella vita reale, avevamo 751 dipendenti. Ho inserito ogni dipendente nel file due volte in modo da poter stampare due copie per ogni dipendente e farle fascicolare. Il PDF risultante di 1502 pagine era miracolosamente di soli 2,48 MB! In qualche modo, i wizard di Adobe sono riusciti a salvare una copia dell'immagine e a riutilizzarla più e più volte. Il mio primo tentativo fuorviante di eseguire la stampa unione utilizzando Excel ha prodotto un file PDF da 150 MB dall'aspetto scadente che non avrebbe mai potuto essere inviato tramite posta elettronica.

  Se non riesci a trovare una copia di InDesign o questi passaggi sembrano troppo intimidatori, assumi un consulente Excel per eseguire la stampa unione in PDF per te.