Recentemente, ho partecipato a diversi seminari Excel Power. Quando trovi 150 contabili in una stanza per una mattinata piena di risate di suggerimenti e trucchi su Excel, imparo sempre qualcosa di nuovo. Qualcuno tra il pubblico è in grado di condividere un bel trucco con il resto della stanza.
Nell'episodio di oggi, ho una raccolta di nuovi trucchi. Questi sono in realtà trucchi migliori o diversi dal metodo equivalente discusso nel libro. Saranno sicuramente nella prossima revisione del libro.
A proposito, mi piacerebbe venire nella tua città per fare un seminario su Power Excel. Se fai parte di un gruppo professionale come il capitolo locale dell'Istituto dei contabili manageriali, l'Istituto dei revisori interni, l'AICPA, la PMI, ecc., Perché non suggerirmi di prenotarmi per uno dei loro prossimi giorni CPE? Inviare il presidente del programma Chapter a questa pagina per i dettagli.
Trova la differenza tra due date
Io di solito parlo di metodi per l'utilizzo =YEAR(), =MONTH(), =DAY()le funzioni, ma c'è un luogo fresco vecchia funzione di nascondersi in Excel.
La funzione DATEDIF è rimasta da Lotus. Sebbene la guida di Excel non parli di questa funzione, è un ottimo modo per trovare la differenza tra due date.
La sintassi è =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Di seguito sono riportati i valori validi che puoi utilizzare per il codice.
- Y - ti dirà il numero di anni completi tra le due date.
- YM - ti dirà il numero di mesi completi, esclusi gli anni, tra le due date.
- MD: ti dirà il numero di giorni completi, esclusi i mesi completi, tra le due date.
- M - ti dirà il numero di mesi completi. Ad esempio, sono vivo da 495 mesi
- D - ti dirà il numero di giorni. Ad esempio, sono vivo da 15.115 giorni. Questo è un uso banale, poiché potresti semplicemente sottrarre una data da un'altra e formattare come numero per duplicare questo codice.
I codici utili sono i primi tre codici. Nello show, ho dimostrato questo foglio di lavoro. Le formule identiche nelle colonne D, E e F calcolano DATEDIF in anni, mesi e giorni.
La formula nella colonna G lo mette insieme per creare testo con la durata in anni, mesi e giorni.
Puoi combinarlo in un'unica formula. Se la cella A2 contiene la data di adesione, utilizzare la seguente formula in B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Somma di celle visibili
Aggiungere una funzione SOMMA sotto un database e quindi utilizzare il filtro automatico per filtrare il database. Excel includerà fastidiosamente le righe nascoste nella somma!
Invece, segui questi passaggi:
- Utilizzare Dati - Filtro - Filtro automatico per aggiungere gli elenchi a discesa del filtro automatico.
- Scegli un filtro per un campo
- Vai alla cella vuota sotto una delle colonne numeriche nel database.
- Fare clic sulla lettera greca E (Sigma) nella barra degli strumenti standard. Invece di inserire
=SUM(), Excel inserirà=SUBTOTAL()e utilizzerà i codici per impedire l'inclusione di righe nascoste.
Tasto di scelta rapida per ripetere l'ultimo comando
Il tasto F4 ripeterà l'ultimo comando che hai eseguito.
Ad esempio, seleziona una cella e fai clic sull'icona B per rendere la cella in grassetto.
Ora seleziona un'altra cella e premi F4. Excel renderà quella cella in grassetto.
F4 ricorderà l'ultimo comando. Quindi, potresti creare una cella in corsivo e quindi usare F4 per rendere molte celle in corsivo.
Preseleziona l'intervallo di celle da inserire
Nel libro, ti mostro come usare Strumenti - Opzioni - Modifica - Sposta selezione dopo invio direzione - Destra per forzare Excel a spostarsi a destra quando premi il tasto Invio. Questo è utile quando devi inserire dati che attraversano una riga.
È particolarmente utile se si immettono numeri sul tastierino numerico. Il trucco ti consente di digitare 123 Invio e finire nella cella successiva. Tenendo le mani sul tastierino numerico, puoi inserire i numeri più velocemente.
Qualcuno ha suggerito un miglioramento a questa tecnica. Preseleziona l'intervallo in cui inserirai i dati. Il vantaggio è che quando arrivi all'ultima colonna e premi Invio, Excel salterà all'inizio della riga successiva.
Nell'immagine sotto, premendo Invio ti sposterai alla cella B6.
Ctrl + trascina la maniglia di riempimento
Ho mostrato il trucco della maniglia di riempimento molte volte nello show. Immettere lunedì in A1. Se selezioni la cella A1, c'è un punto quadrato nell'angolo inferiore destro della cella. Questo punto è la maniglia di riempimento. Fare clic sulla maniglia di riempimento e trascinare verso il basso o verso destra. Excel compilerà martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato e domenica. Se trascini per più di 7 celle, Excel ricomincerà di nuovo lunedì.
Excel è davvero buono. Può estendere automaticamente tutte queste serie:
- Lunedì - martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, ecc.
- Gennaio - febbraio, marzo, aprile, ecc.
- Gennaio - febbraio, marzo, ecc.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 ecc.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, ecc.
- 1 ° periodo - 2 ° periodo, 3 ° periodo, 4 ° periodo, ecc.
- 23 ottobre 2006 - 24 ottobre 2006, 25 ottobre 2006, ecc.
Poiché Excel può eseguire TUTTE queste serie straordinarie, cosa ti aspetteresti se immettessi 1 e trascinassi la maniglia di riempimento?
Potresti aspettarti di ottenere 1, 2, 3, …
Ma ottieni davvero 1, 1, 1, 1, 1, …
Il libro parla di un metodo contorto. Immettere 1 in A1. Immettere 2 in A2. Seleziona A1: A2. Trascina la maniglia di riempimento. C'è un modo migliore.
Basta inserire 1 in A1. Ctrl + Trascina la maniglia di riempimento. Excel riempirà 1, 2, 3. Tenere premuto Ctrl sembra sovrascrivere il normale comportamento del quadratino di riempimento.
Qualcuno in un seminario ha detto che vorrebbe inserire una data, trascinare la data e fare in modo che Excel mantenga la stessa data. Se tieni premuto Ctrl mentre trascini il quadratino di riempimento, Excel sovrascriverà il comportamento normale (incrementando la data) e ti darà la stessa data in tutte le celle.
