Il potere delle tabelle pivot - Articoli TechTV

Sono tornati!!!!

È fantastico che il programma TV Call for Help torni in onda su TechTV Canada. Questi sono i miei appunti sulla mia apparizione nell'episodio 31.

25 ° anniversario

Il 2004 segna il 25 ° anniversario dell'invenzione che ha cambiato il mondo: il foglio elettronico. Nel 1978, un foglio di calcolo consisteva in carta di registro verde, una matita meccanica e una gomma.

Nella figura sopra, se hai scoperto che un numero era sbagliato, dovresti cancellare tutti i numeri evidenziati in rosso sotto.

Nel 1979, due ragazzi hanno cambiato tutto. Nel 1978, uno studente del MIT di nome Dan Bricklin immaginò una calcolatrice con una pallina del mouse sul fondo. Ha pensato che sarebbe stato bello poter scorrere indietro le voci precedenti, modificare un numero e aggiornare tutti i calcoli futuri. Collaborando con Bob Frankston, hanno sviluppato il primo foglio di calcolo elettronico al mondo. Nell'ottobre del 1979, pubblicarono VISIble CALCulator per Apple IIe e lo chiamarono VisiCalc. Ecco una schermata di VisiCalc

Prima di VisiCalc, non c'erano motivi validi per acquistare un personal computer. Le aziende avrebbero speso migliaia di dollari per giocare a MicroChess? VisiCalc ha letteralmente guidato l'intero settore dei PC, poiché molte aziende hanno acquistato un PC per eseguire VisiCalc. Dan Bricklin e Bob Frankston sono finiti sulla copertina di Inc. Magazine. Quello è Bob a sinistra e Dan a destra.

Oggi, se visiti DanBricklin.com, puoi scaricare una copia funzionante di VisiCalc che verrà eseguita in una finestra DOS sotto Windows. Sorprendentemente, l'intero programma è solo 28K !.

Tabelle pivot

Le cose hanno fatto molta strada in 25 anni. Oggi, Microsoft Excel è molto potente. La funzionalità più potente di Excel è una tabella pivot. Questi furono originariamente introdotti a metà degli anni '80 quando uscì Lotus Improv.

Inizia con dati ben formati in Excel

I tuoi dati non dovrebbero avere righe o colonne completamente vuote. Dovrebbe esserci un'intestazione univoca sopra ogni colonna. Dovresti assicurarti che i titoli siano in una singola riga invece di occupare due o tre righe. I miei dati di esempio sono diverse centinaia di righe di dati di fatturazione.
Seleziona una singola cella nel set di dati.

Dal menu, seleziona Dati> Tabella pivot e Rapporto grafico pivot.
Nel passaggio 1 della Creazione guidata tabella pivot, fare clic su Fine per accettare tutte le impostazioni predefinite.
Ora avrai un nuovo foglio di lavoro nella tua cartella di lavoro. Tutti i campi disponibili nel set di dati vengono visualizzati nell'elenco dei campi della tabella pivot.
Supponiamo che il tuo manager desideri un rapporto sui ricavi per regione e prodotto. Trascina il campo della regione dall'elenco dei campi e rilascialo nella sezione Campi riga qui. Notare che quando il mouse si trova nella posizione corretta, il puntatore del mouse cambierà per mostrare la barra blu all'estrema sinistra della tabella pivot.
Quindi, trascina il campo Prodotto dall'elenco dei campi e rilascialo nella sezione Campi colonna qui. Nell'immagine che segue, nota come la parte blu del puntatore del mouse si trova nel 2 ° rettangolo dall'alto.
Successivamente, trascina il campo Fatturato dall'elenco dei campi e rilascialo nella sezione Elementi dati. La sezione blu del puntatore del mouse si trova nell'area principale del foglio di lavoro.
Il tuo rapporto tabella pivot è completo. Hai riassunto molto rapidamente centinaia di righe di dati in un piccolo rapporto per il tuo manager.
Se il tuo manager è come il mio, lo vedrà e dirà che è quasi perfetto. Potresti rifarlo con prodotti che diminuiscono di dimensioni e regioni che vanno in alto? È qui che la tabella pivot è eccellente.

Puoi semplicemente trascinare le intestazioni dei campi grigi in una nuova posizione per modificare il rapporto.
In 2 secondi, hai modificato il rapporto per soddisfare la richiesta del manager.
Se il manager desidera una visualizzazione diversa, trascina il campo Prodotto nuovamente nell'elenco dei campi e sostituiscilo con il campo della data.

Date Magic

Nell'immagine sopra, hai un rapporto giornaliero. Al di fuori dell'impianto di produzione, non molte persone hanno bisogno di vedere i dati di giorno. La maggior parte desidera un riepilogo mensile. Ecco il modo segreto per trasformare il rapporto giornaliero in un rapporto mensile. Innanzitutto, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del campo Data. Scegli Raggruppa e Mostra dettagli, quindi Raggruppa.
Nella finestra di dialogo Raggruppamento, scegli mesi, trimestri e anni. Fare clic su OK.

Ora hai cambiato il tuo rapporto da rapporto giornaliero a rapporto mensile.

I 10 migliori clienti

Rimuovi i campi della data dalla tabella pivot trascinandoli nuovamente verso l'elenco dei campi. Non appena l'icona diventa una X rossa, puoi rilasciare il pulsante del mouse per rimuovere il campo.
Trascina il campo del cliente nella tabella pivot in modo da avere un rapporto di tutti i clienti. Se stai producendo un rapporto per il Vice Presidente, a lui potrebbe non interessare l'intero elenco di clienti. Potrebbe voler vedere solo i primi 10 o i primi 5 clienti. Per iniziare, fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo grigio del cliente. Scegli Impostazioni campo.
Nella finestra di dialogo Impostazioni campo, fai clic su Avanzate (come avrebbe potuto trovarlo qualcuno ???).
Sul lato destro della finestra di dialogo Opzioni avanzate campo tabella pivot si trova la funzione Top 10 Autoshow. Scegli il pulsante di opzione per On. Se lo desideri, cambia per mostrare i primi 5 o 15.
Non l'ho menzionato nello show, ma puoi anche ordinare il risultato in questa finestra di dialogo. Sul lato sinistro, seleziona decrescente e poi Somma dei ricavi.
Fare clic su OK per chiudere questa finestra di dialogo. Fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni campo. Il risultato è un report dei principali clienti, dall'alto al basso.

Utilizzo della formattazione automatica

Se provi a formattare una tabella pivot e quindi a ruotarla, la formattazione potrebbe andare persa. La barra degli strumenti della tabella pivot offre uno speciale pulsante Formattazione automatica. Scegli questo pulsante come mostrato
Ora hai 22 formati predefiniti per il tuo rapporto. Usa la barra di scorrimento per vederli tutti. Seleziona un formato interessante e scegli OK.
Il report risultante viene formattato e manterrà la formattazione anche dopo il passaggio a un nuovo report.