Qualcuno delle Riserve dell'esercito americano ha chiesto:
Ho un semplice foglio di calcolo con le date di scadenza. C'è un modo per far sì che le date di scadenza diventino verdi quando mancano 10 giorni e poi rosse quando scadono 5 giorni?
Questa è un'attività facile utilizzando la formattazione condizionale. Questa funzionalità è stata introdotta in Excel 95. Consente di specificare fino a tre condizioni e di modificare automaticamente la formattazione della cella in base a tali condizioni. Puoi cambiare il carattere, rendere il carattere in grassetto, cambiare il colore, il colore di sfondo. Se hai celle che desideri monitorare per vedere se lasciano una certa tolleranza, la formattazione condizionale è un ottimo strumento da utilizzare.
Il metodo migliore consiste nell'impostare il formato condizionale per la prima cella nella colonna delle date, quindi copiare quel formato in tutte le altre celle dell'intervallo.
Supponiamo che il tuo intervallo di date sia in E2: 200. Seleziona la cella E2 e segui questi passaggi: (scorri un po 'verso il basso per vedere l'immagine mentre leggi …)
- Dal menu, scegli Formato - Formattazione condizionale …
- A sinistra della finestra di dialogo Formattazione condizionale, è presente un menu a discesa che dice "Il valore della cella è". Fare clic su quel DropDown e modificare il valore in "Formula Is". Questo cambierà il lato destro della finestra di dialogo in un campo lungo.
- In quel campo, inserisci questa formula:
=(E2-TODAY())<6(Nota se la tua prima data non è in E2, cambia E2 nella cella in cui ti trovi) - Fare clic sul pulsante Formato nella parte inferiore della finestra di dialogo di formattazione condizionale.
- Al centro della scheda Carattere c'è un menu a discesa dei colori. Scegli il rosso. Oppure scegli il giallo e nella scheda dei modelli scegli il rosso. Questo li farà davvero risaltare. Fare clic su OK per tornare alla finestra di dialogo Formattazione condizionale.
I passaggi precedenti renderanno rosse le date di scadenza entro 5 giorni da oggi. Mentre ti trovi ancora nella finestra di dialogo della formattazione condizionale, segui questi passaggi:
- Fare clic sul pulsante Aggiungi >> nella parte inferiore della finestra di dialogo e verrà visualizzata una nuova condizione 2.
- Cambia "Il valore della cella è" in "La formula è"
- Immettere una formula
=(E2-TODAY())<11 - Fare clic sul pulsante Formato e scegliere il carattere blu e un motivo verde. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Formato celle.
- La finestra di dialogo di formattazione condizionale dovrebbe essere simile a questa. Fare clic su OK.
Siamo quasi li. Dopo aver eseguito tutti questi passaggi per impostare il formato condizionale per la prima cella, è facile utilizzare la funzione Incolla speciale per copiare i formati nell'intero intervallo di date. Quando incolli Special - Formats, verrà copiata anche la formattazione condizionale.
- Seleziona la cella a cui hai aggiunto la formattazione condizionale. In questo esempio, è E2.
- Dal menu, scegli Modifica - Copia.
- Evidenzia tutte le altre date nei tuoi dati - E3: E200. SE hai intenzione di aggiungere più dati, sentiti libero di evidenziare alcune righe extra.
- Dal menu, scegli Modifica - Incolla speciale …
- Nella finestra di dialogo Incolla speciale, scegli la quarta voce nella colonna di sinistra - Formati.
- Fare clic su OK.
Questo copierà la formattazione condizionale su tutte le celle selezionate. Nota che copierà anche i bordi e i formati dei numeri, quindi potresti dover riadattare i bordi dopo aver eseguito questa operazione.
Appunti:
- C'è un limite di 3 formati condizionali che possono essere applicati a qualsiasi cella. Includendo la formattazione predefinita che si applica alle celle che non soddisfano nessuna delle condizioni, ciò significa che puoi applicare automaticamente fino a 4 formati a una cella.
- Se è necessario estenderlo a più di 4 formati, sarà necessario scrivere una macro in VBA. La macro sarà relativamente lenta, poiché dovrà aggiornare tutte le celle dopo aver apportato qualsiasi modifica al foglio di calcolo. Puoi anche assumere un consulente Excel per farlo.
- La parte più difficile dell'impostazione della formattazione condizionale è digitare la formula nella casella della formula. Ricorda di iniziare sempre la formula con un segno di uguale. Potrebbe esserci un intero capitolo nel libro dedicato alle diverse formule che possono essere digitate in questa casella. È possibile inserire formule che si basano interamente su altre celle.
- Se esci dall'immissione della formula e torni indietro in un secondo momento per modificare la formula, Excel ha la cattiva abitudine di interpretare il carattere backspace come un tentativo di puntare alle celle. Questo cambierà sempre la tua formula nella cosa sbagliata. Premi Esc per tornare alla formula originale. È utile evidenziare il testo errato con il mouse e poi digitarne altro.
