Hai appena visto come unire i dati, ma le persone spesso chiedono il problema opposto: come analizzare i dati che sono tutti in una singola colonna. Supponi di voler ordinare i dati nella figura seguente in base al codice postale:
Seleziona i dati in A2: A99 e scegli Dati, Testo in colonne. Poiché alcuni nomi di città, come Sioux Falls, sono due parole, non è possibile interrompere i dati a ogni occorrenza di uno spazio. Invece, è necessario utilizzare una virgola per ottenere la città nella colonna A e lo stato e il codice postale nella colonna B, quindi scegliere Delimitato nel passaggio 1 della procedura guidata e fare clic su Avanti.
Nel passaggio 2 della procedura guidata, deseleziona Tab e seleziona Virgola. L'anteprima nella parte inferiore della finestra di dialogo mostra come appariranno i tuoi dati. Fare clic su Avanti.
Attenzione
Per il resto della giornata dopo aver utilizzato il testo in colonne, Excel ricorderà le scelte che hai scelto nel passaggio 2 della procedura guidata Converti testo in colonne. Se copi i dati da Blocco note e incolli in Excel, verranno divisi alla virgola. Questo è spesso esasperante perché la maggior parte dei giorni, i dati non vengono analizzati alla virgola, ma per il resto della giornata lo sarà. Per risolverlo, chiudi e riapri Excel.
Il passaggio 3 della procedura guidata ti chiede di dichiarare ogni colonna come Generale, Testo o Data. Va bene lasciare le colonne impostate su Generale.
Dopo aver diviso lo stato e il codice postale nella colonna B, seleziona B2: B99 e scegli nuovamente Dati, Testo in colonne. Questa volta, poiché ogni stato è composto da due caratteri, è possibile utilizzare Larghezza fissa nel passaggio 1 della procedura guidata. Per mantenere gli zeri iniziali nel codice postale, seleziona la seconda colonna e scegli Testo come tipo di dati nel passaggio 3 della procedura guidata.
Mancia
Molti dati funzioneranno bene con Larghezza fissa, anche se non sembra che siano allineati. Nella figura successiva, le prime tre righe sono in carattere Calibri e non sembrano essere allineate. Ma se cambi il carattere in Courier New, come nelle righe 4: 7, puoi vedere che le colonne sono perfettamente allineate.
A volte, troverai un set di dati in cui qualcuno ha usato Alt + Invio per inserire i dati su una nuova riga all'interno di una cella. Puoi suddividere ogni riga in una nuova colonna digitando Ctrl + j nella casella Altro nel passaggio 2 della procedura guidata, come mostrato di seguito. Perché Ctrl + j? Negli anni '80 IBM dichiarò che Ctrl + j fosse un avanzamento riga. Ctrl + j può anche essere digitato nella finestra di dialogo Trova e sostituisci.
Ci sono tre situazioni speciali che Text to Columns gestisce facilmente:
- Le date nel formato AAAAMMGG possono essere modificate in date reali. Nel passaggio 3 della procedura guidata, fai clic sull'intestazione della colonna nella finestra di dialogo, scegli Data, quindi scegli YMD dal menu a discesa.
- Se si dispone di numeri negativi in cui viene visualizzato il segno meno dopo il numero, andare al passaggio 3 della procedura guidata, fare clic sul pulsante Avanzate e scegliere Trailing Minus per i numeri negativi.
- I dati copiati da un sommario avranno spesso punteggiatura che si estendono dal testo al numero di pagina come mostrato di seguito. Nel passaggio 2 della procedura guidata, scegliere Altro, digitare un punto e quindi selezionare la casella di controllo Considera delimitatori consecutivi come uno.
