Nota
Katie Sullivan è un project manager del team di Microsoft Word. Per questo suggerimento, passo il podio a Katie.
Mentre i fan di Excel a volte prendono in giro che Word e PowerPoint sono app freeware fornite con Excel, ci sono momenti in cui Microsoft Word offre una funzionalità che Excel non offre. In questi casi, ha senso copiare i dati da Excel, incollarli su Word, eseguire il comando, quindi copiarli di nuovo in Excel. Di seguito sono riportati alcuni esempi di tecniche che sono meglio gestite in Word che in Excel.
Tecnica 1: Converti in Superiore, Inferiore, Corretto
Se devi convertire da maiuscolo a minuscolo o in maiuscolo, Word ha una scorciatoia da tastiera. Copia i dati in Word e attiva il caso usando Maiusc + F3.
Tecnica 2: aggiungi punti elenco
Se vuoi aggiungere punti elenco alle celle di Excel, è molto più semplice in Word che in Excel. Copia le celle in Word e applica uno stile di punto elenco. Copia da Word e incolla di nuovo in Excel. Potrebbe essere necessario utilizzare l'icona Riduci rientro alcune volte.
Mancia
Se hai un intervallo di celle che contengono testo, seleziona l'intervallo e premi Ctrl + 1 per aprire la finestra di dialogo Formato celle. Quindi, nella scheda Numero, scegli Personalizzato dall'elenco a sinistra. Fare clic nella casella Tipo e cancellare tutto ciò che è presente. Tenere premuto il tasto alt = "" mentre si preme il 7 sul tastierino numerico. Dovrebbe apparire un proiettile. Digita uno spazio e quindi un @.
Tecnica 3: visualizzare e colorare le formule
Se hai una formula enormemente lunga, diciamo una con 10 istruzioni IF annidate, puoi incollarla su Word e usare i colori e Maiusc + Invio per spaziare la formula per dare un senso. (Una confutazione dal team di Excel: è possibile espandere la barra della formula e utilizzare Alt + Invio per dividere una formula in molte righe. Oppure, è possibile utilizzare il fantastico componente aggiuntivo RefTreeAnalyser di Jan Karel Pieterse.
Tecnica 4: SmartArt più veloce
Word offre l'opzione Converti testo in SmartArt. Sebbene Excel offra anche SmartArt, non è molto utile perché devi copiare le voci una alla volta nel riquadro SmartArt.
Tecnica 5: estrarre i dati da un PDF
Supponiamo che qualcuno abbia una cartella di lavoro di Excel e la salvi come PDF. Te lo inviano. Questo è fastidioso e chiaramente non vogliono che tu riutilizzi i dati. Se apri il PDF in Acrobat Reader, copi i dati e incolli in Excel, si svolgerà in una singola colonna. Ma ecco il segreto: incolla prima i dati su Word. Le righe e le colonne verranno incollate correttamente. È quindi possibile copiare da Word e incollare di nuovo in Excel. (Se sei bloccato in una versione pre-2013 di Office, ti consiglio Able2Extract.)
I dati originali sono mostrati a sinistra in basso e puoi vedere a destra e come appaiono quando incolli direttamente da PDF a Excel. Puoi vedere che i dati "si srotolano", con B1: C1 che va a A2: A3 e così via.
Incolla gli stessi dati in Word.
Copia da Word e incolla in Excel.
I dati rimangono nell'ordine originale. Puoi annullare l'applicazione A capo automatico e regolare la larghezza delle colonne per tornare ai dati originali.
Tecnica 6: modifica della formattazione delle parole in Excel
Se hai frasi di testo in Excel, è possibile selezionare una parola mentre sei in modalità Modifica e cambiare il colore di quella parola. Ma cambiare globalmente il colore di tutte le occorrenze della parola in Excel è noioso. Invece, incolla i dati su Word e premi Ctrl + H. Cambia cane in cane. Fare clic su Altro >> e quindi scegliere Formato, Carattere. Scegli il rosso. Fare clic su Sostituisci tutto.
Copia da Word e incolla di nuovo in Excel. La figura seguente mostra ciò che si ottiene.
Tecnica 7: sostituire mantenendo la formattazione dei caratteri
Word gestisce anche un problema simile: sostituire il testo ma lasciare la formattazione del testo così com'è. Di seguito è riportato un sondaggio sul miglior animale domestico. Qualcuno ha evidenziato alcune parole nel testo.
Usa Ctrl + H per fare un Trova e sostituisci, come mostrato a sinistra. Quando usi Sostituisci tutto, se una frase è stata modificata, i formati nella cella andranno persi. Nella figura seguente, il barrato rimane nella prima riga perché in quella riga non era presente la parola cucciolo e quindi non è stata modificata.
Per mantenere la formattazione nel testo originale, copia in Word. Fai la sostituzione in Word. Copia da Word e incolla di nuovo in Excel.
Grazie a Katie Sullivan (un project manager del team di Word!) Per aver contribuito con questo suggerimento. Katie preferisce chiaramente i cani ai gatti. Grazie a Glenna Shaw e Oz du Soleil per aver contribuito con idee a questo suggerimento.
