Ogni mercoledì, metto in scena un suggerimento Excel preferito dal Project Manager di Excel Ash Sharma. Questa settimana, Flash Fill. Introdotto in Excel 2013, Flash Fill ti consentirà di estrarre caratteri da una colonna di dati o concatenare dati da colonne senza scrivere una formula.
Considera l'esempio mostrato di seguito. Un codice prodotto ha tre segmenti separati da un trattino. Vuoi estrarre il segmento centrale. Il primo segmento potrebbe essere lungo 3 o 4 caratteri. Il secondo segmento è sempre di 2 caratteri. La formula per estrarre il segmento centrale non è scienza missilistica, ma non è qualcosa che un principiante sarebbe venuto con: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Ma con Flash Fill, non devi trovare una formula. Segui questi semplici passaggi:
- Assicurati che ci sia un'intestazione sopra A2.
- Digita un'intestazione in B1.
- Digita ME in B2.
- Hai una scelta qui. È possibile selezionare B3 e premere Ctrl + E per richiamare Flash Fill. Oppure, puoi andare in B3 e digitare la prima lettera della risposta corretta: E. Se inizi a digitare EU, Flash Fill entrerà in azione e ti mostrerà una colonna di risultati in grigio. Premi Invio per ottenere i risultati.
Personalmente, credo di essere un po 'un maniaco del controllo. Voglio dire a Flash Fill quando entrare in azione.
L'effetto grigio mostrato nella figura precedente è fantastico per consentire a un principiante di Excel di scoprire che esiste Flash Fill. Rileverà che qualcuno sta per digitare migliaia di cellule e impedirà che ciò accada. Flash Fill ha probabilmente risparmiato milioni di ore di produttività dei colletti bianchi.
Ma ci sono sottigliezze in Flash Fill - io lo chiamo Advanced Flash Fill - e se capisci queste sottigliezze, vorrai fare in modo che Flash Fill attenda fino al momento giusto.
Se vuoi prendere il controllo e far sì che il Riempimento Flash si attivi solo quando premi Ctrl + E, vai su File, Opzioni, Avanzate e deseleziona Riempimento Flash Automatico.
Ecco un esempio più complesso. Il codice del prodotto nella colonna I contiene una combinazione di cifre e caratteri maiuscoli. Vorresti ottenere solo le cifre o solo i caratteri. C'è una formula per questo, ma non me la ricordo. Sentiti libero di guardare Dueling Excel Video 186 per la formula di matrice o la funzione definita dall'utente VBA. Non guarderò il video, perché posso risolverlo con il riempimento flash.
Questo è uno di quei casi in cui Flash Fill non sarà in grado di capire il pattern da un esempio. Se digiti '0252 in J3 e poi Ctrl + E da J4, Excel non riesce a capire la risposta ogni volta che il numero di parte inizia con una cifra.
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Invece, segui questi passaggi:
- Assicurati che ci sia un'intestazione sopra I2. Aggiungi un'intestazione in J1 e K1. Se non ci sono titoli, Flash Fill non funzionerà.
- È assolutamente necessario che lo zero iniziale appaia in 0252 nella cella J2. Se digiti solo 0252, Excel lo cambierà in 252. Quindi, digita un apostrofo (') e quindi 0252 in J2.
- In J3, digita "619816
- In J4, digita '0115
- Da J5, premi Ctrl + E. Flash Fill otterrà correttamente solo le cifre
Attenzione
Flash Fill esaminerà tutte le colonne nella regione corrente. Se si tenta di estrarre le lettere dalla colonna I mentre la colonna J si trova nella regione corrente, Flash Fill ha problemi. Invece, segui questi passaggi.
- Seleziona le colonne J & K. Home, Inserisci, Inserisci righe del foglio per spostare la colonna Cifre fuori mano.
- In J1, digita un'intestazione.
- In J2, digita BDNQGX
-
In J3, premi Ctrl + E. Flash Fill funzionerà correttamente.
Isolare le colonne contenenti i dati di origine
Flash Fill può essere utilizzato su più colonne. Nell'esempio seguente, desideri le iniziali della colonna Z, ciascuna seguita da un punto. Quindi uno spazio e il cognome dalla colonna AA. Vuoi che l'intera faccenda sia corretta. Se non fosse stato per le persone con nomi a doppia canna, avresti potuto usarli =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Ma trattare con ME Walton renderebbe quella formula drammaticamente più difficile. Flash Fill in soccorso.
- Assicurati che ci siano intestazioni in Z1, AA1 e AB1.
- Digita J. Doe in AB2
-
Seleziona la cella AB3 e premi Ctrl + E. Flash fill passerà all'azione, ma non utilizzerà entrambe le iniziali nelle righe 6, 10 o 18.
Il riempimento flash può imparare dalle correzioni -
Seleziona la cella AB6 e digita un nuovo modello: ME Walton. Premere Invio. Miracolosamente, Flash Fill cercherà altri con questo modello e correggerà BB Miller e MJ White.
Il riempimento flash può imparare dalle correzioni
Grazie ad Ash Sharma per aver suggerito la fantastica funzione Flash Fill come una delle sue preferite.
Mi piace chiedere al team di Excel le loro funzionalità preferite. Ogni mercoledì condividerò una delle loro risposte.
Excel pensiero del giorno
Ho chiesto ai miei amici di Excel Master per i loro consigli su Excel. Pensiero di oggi su cui riflettere:
"Assorbi ciò che è utile; ignora ciò che è inutile."
Sumit Bansal
