Un mistero dal mio seminario dal vivo su Power Excel ad Atlanta per il Gulf South Council dell'IMA: hai due colonne di numeri. C'è un AutoSum nella parte inferiore di ogni colonna. Durante l'inserimento di righe, la somma automatica in una colonna smette di funzionare. Cosa potrebbe causarlo?
Supponi di iniziare con due colonne di numeri come questa. Seleziona B10: C11 e premi alt = "" + = per inserire due calcoli di Somma automatica.
Inserire una nuova riga 10. Digitare 100 in B10 e 200 in C10. Entrambi i totali vengono aggiornati come previsto.
Ma per introdurre il problema, inserisci una riga 11 per Jicama. Digita un valore in B11 ma non in C11. Tutto sembra ancora a posto, ma ora hai introdotto l'errore.
La formula totale in C12 sopra non si aggiorna se non si digita un numero in C11.
Inserisci una riga 12 e digita i numeri in entrambe le colonne. La colonna B si aggiorna, ma la colonna C no.
Anche se torni indietro e digiti uno 0 in C11 a questo punto, è troppo tardi, l'AutoSum ha smesso di aggiornarsi.
Il fatto che la somma automatica si stia espandendo è dovuto a questa impostazione in File, Opzioni, Avanzate:
Ma la nuova funzionalità (Excel 2000?) Per estendere gli intervalli di dati si basa su un insieme arcano di regole. L'intervallo di dati doveva essere di 3 celle consecutive e alla fine aggiungi una nuova riga o colonna. Apparentemente, l'aggiunta di una cella vuota non è sufficiente. Devi digitare qualcosa in quella cella affinché la funzione accada.
Qual è la soluzione? Aggiungi una riga vuota tra l'ultima riga di dati e la somma. Includere la riga vuota nella somma. Eseguo il passaggio aggiuntivo di impostare l'altezza della riga su 3 e utilizzare un riempimento grigio scuro in modo che la riga aggiuntiva assomigli a una sottolineatura contabile. Ciò incoraggia le persone a inserire nuove righe "sopra la riga" e mantiene la formula funzionante.
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Trascrizione del video
Impara Excel da Podcast, episodio 2199: Problem With Two AutoSum.
Ehi, bentornato al netcast, sono Bill Jelen. Un paio di settimane fa ero ad Atlanta, in Georgia, per la riunione del Consiglio del Golfo Sud dell'IMA. In quella occasione sono emerse molte grandi domande, inclusa questa che mi ha lasciato perplesso. Qualcuno ha detto che avevano due colonne di Somma automatica - quindi queste due celle qui, premi il pulsante Somma automatica (Alt + =) - e che mentre funzionavano, avrebbero inserito righe, inserito righe, inserito righe e poi improvvisamente, Colonna 2 smetterebbe di funzionare. Ora, era bizzarro … come, perché mai sarebbe successo? Ma poi, sai, mentre ne parlavo, ho iniziato a replicare quello che stava succedendo.
Quindi veniamo qui, facciamo Alt + IR per inserire una riga, digitiamo l'elemento successivo e 100. Quell'800 diventa 900, perfetto; 200, 1600 cambia a 1800, perfetto. Va bene, ma poi inserisci un'altra riga e questa ha un valore. Bello … i mille cambiamenti. Ma la colonna 2, per qualsiasi motivo, non ha alcun valore. E poi, inseriamo una nuova riga-- va bene, vedete, è qui che entra in gioco il problema. Ora la colonna 1 funzionerà. Voglio inserire 123 e il numero cambia. Ma qui, perché non ho digitato nulla per Jicama in C11, quando digito il valore qui, 222, BAM-- non funziona, giusto?
Quindi, quello che stiamo incontrando è che Excel sta estendendo quella formula. Se hai tre o più celle a cui fa riferimento la formula e inserisci una quarta cella, la estenderanno; ma lo estendono solo se aggiungi un numero. E, beh, non abbiamo aggiunto un numero qui, che causa tutti i tipi di problemi. Quindi, il mio suggerimento è che inseriremo una riga vuota qui e cambierò il colore di questa riga vuota - non è necessario cambiare il colore della riga vuota, ma mi piace per cambiare il colore della riga vuota. Noi, tipo, andiamo in un bel grigio chiaro e poi mettiamo il totale qui, va bene? In questo totale, quando usiamo la somma automatica, includerà la riga vuota. Copia quello.
E io … questo è un suggerimento da professionista qui … faccio anche l'altezza della mia riga, tipo, minuscolo, tipo, forse 3, va bene? Quindi sembra che stiamo solo mettendo, sai, una sottolineatura contabile quasi lì. E poi devi assicurarti di inserire sempre le nuove righe sopra la riga vuota.
Quindi, "Iceberg", "111", "222", fantastico. Inserire una nuova riga: Jicama, scritto male, "111", fantastico, niente. E poi inserisci una nuova riga: Kale, "111", "222", BAM! E continua a funzionare. Tutto a posto. Quindi, se hai intenzione di avere quelle celle vuote, solo un approccio generale migliore per tutto il tempo, è includere una riga vuota nel tuo Somma automatica, quindi addestrare le persone che utilizzano il foglio di calcolo a inserire sempre le nuove righe extra sopra lo spazio vuoto riga e il tuo AutoSum continuerà ad andare avanti.
Suggerimenti del genere sono nel mio nuovo libro, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
Tutto a posto. Riepilogo episodio: abbiamo due colonne di numeri; l'AutoSum in fondo alla seconda colonna smette di funzionare, in modo intermittente; una volta che si rompe, è rotto per sempre; è quando stai inserendo righe e abbiamo capito che è quando a volte ometti un numero; quindi la migliore pratica è lasciare sempre una riga vuota tra Somma automatica e numeri; e quindi inserire nuove righe sopra quella riga vuota; puoi rendere la riga vuota un po 'più piccola, cambiare il colore, in realtà sembrerà una sottolineatura.
Ora, per scaricare la cartella di lavoro dal video di oggi, nel caso in cui desideri lavorarci, è l'URL laggiù nella descrizione di YouTube. E hey, se vuoi una giornata divertente, dai un'occhiata al mio prossimo elenco di seminari. Inserirò anche quel link nella descrizione di YouTube.
Voglio ringraziarti per essere passato, ci vediamo la prossima volta per un altro netcast da.
Scarica il file Excel
Per scaricare il file excel: problem-with-two-autosum.xlsx
Excel pensiero del giorno
Ho chiesto ai miei amici di Excel Master per i loro consigli su Excel. Pensiero di oggi su cui riflettere:
"Mike Girvin troverà un modo"
Kevin Lehrbass
