Per decenni, alcune persone hanno desiderato un modo migliore per avere più persone nella stessa cartella di lavoro contemporaneamente. La vecchia funzionalità cartella di lavoro condivisa era scomoda. Le persone ricorrevano a una sola persona alla volta con accesso in scrittura ", il che ha portato qualcuno ad aprire il file e poi a dimenticarsi di chiuderlo prima di andare a pranzo di due ore e legare il file per tutto il tempo.
Dopo che il foglio di calcolo di Google ha iniziato a offrire la possibilità a più persone di modificare lo stesso foglio di lavoro, il team di Excel ha trascorso più di due anni a sviluppare una funzionalità che chiamano co-authoring. La funzionalità è stata rilasciata ai clienti di Office 365 nell'estate del 2017.
La funzione funziona bene una volta configurata. Ma è difficile capire tutti i passaggi per consentire a più persone di utilizzare Excel sui propri computer invece di avere alcune persone bloccate utilizzando Excel online.
Per iniziare, scegli una persona come proprietario della cartella di lavoro. Questa persona dovrebbe già avere una cartella One Drive For Business o SharePoint Online configurata. Il proprietario del documento deve utilizzare File, Salva con nome e scegliere di salvare il documento in OneDrive o SharePoint Online.
Il proprietario della cartella di lavoro fa clic sull'icona Condividi nell'angolo in alto a destra di Excel.
Il pannello Condividi ti chiede di invitare le persone tramite l'indirizzo e-mail.
Ma se guardi in fondo al pannello, puoi generare un link di condivisione.
Genera un collegamento di condivisione in cui chiunque abbia il collegamento può modificare la cartella di lavoro.
Copia il link e invialo ad altri membri del tuo team.
Il passo successivo è la parte fastidiosa. Quando seguono il collegamento, verranno indirizzati come ospiti in Excel Online. Verrà visualizzato il foglio di calcolo e sarà possibile modificarlo in Excel Online. Ho parlato con persone di un'azienda che si sono fermate a questo punto. Una persona (il proprietario della cartella di lavoro) avrebbe modificato in Excel e tutti gli altri erano bloccati in Excel Online.
Attenzione
Come mostrato di seguito, il pulsante "Modifica nel browser" è molto prominente ed è ciò su cui è probabile che tu faccia clic. In preda alla disperazione, potresti provare a fare clic su Download, ma questo rimuove la possibilità di co-autore. Non così ovvio nell'angolo in alto a destra è il pulsante Accedi.
Affinché gli altri coautori utilizzino la cartella di lavoro nella versione reale di Excel in esecuzione su un PC, devono prima accedere a Excel online. Utilizza le credenziali visualizzate in Excel in File, Account.
Dopo aver effettuato l'accesso, viene visualizzato il menu a discesa Modifica cartella di lavoro. Apri il menu e scegli Modifica in Excel. Questo è l'unico modo per fare in modo che tutti siano co-autori e utilizzino il vero desktop Excel invece di Excel Online.
Mentre tu e gli altri lavorate in un documento, la cella attiva sarà delineata in verde. Le celle attive per gli altri saranno di altri colori. Se vuoi sapere chi sta modificando una cella, passa con il mouse su quella cella.
La creazione condivisa funzionerà correttamente a condizione che tutti evitino di modificare la stessa cella contemporaneamente.
Quando qualcuno (probabilmente il tuo manager), si tuffa per modificare una cella che stai già modificando, un insieme di regole confuse decide chi è la modifica che vince. Piuttosto che affrontare queste regole, sii felice che la creazione condivisa funzioni per lo più e fai in modo che tutti accettino di non modificare la stessa cella nello stesso momento.
La creazione condivisa è un'esperienza completamente nuova. Ci sono cose buone e cose cattive a cui devi abituarti quando sei coautore.
