Trovare frodi con Excel - Articoli TechTV

I revisori legali possono utilizzare Excel per guadare rapidamente centinaia di migliaia di record per trovare transazioni sospette. In questo segmento, daremo uno sguardo ad alcuni di questi metodi.

Caso 1:

Indirizzi dei fornitori e indirizzi dei dipendenti

Utilizzare una funzione CONFRONTA per confrontare la parte del numero dell'indirizzo stradale dei record dei dipendenti con la parte del numero dell'indirizzo stradale dei fornitori. C'è qualche possibilità che alcuni dipendenti vendano anche servizi all'azienda?

Inizia con un elenco di fornitori e un elenco di dipendenti.
Una formula come =LEFT(B2,7)isolerà la parte numerica dell'indirizzo e le prime lettere del nome della via.
Crea una formula simile per isolare la stessa parte degli indirizzi del fornitore.
La funzione CONFRONTA cercherà la parte dell'indirizzo in C2 e proverà a trovare una corrispondenza nelle parti del fornitore in H2: H78. Se viene trovata una corrispondenza, il risultato ti dirà il numero di riga relativo in cui si trova la corrispondenza. Quando non viene trovata alcuna corrispondenza, verrà restituito # N / A.
Tutti i risultati nella colonna CORRISPONDENZA che non sono # N / A sono potenziali situazioni in cui un dipendente fattura anche l'azienda come fornitore. Ordinamento crescente in base alla colonna CORRISPONDENZA e tutti i record di problemi appariranno in alto.

Caso 2:

Oscillazioni insolite nel database dei fornitori

Un'azienda ha 5000 fornitori. Useremo un grafico a dispersione per trovare visivamente i 20 fornitori che dovrebbero essere controllati.

Ottieni un elenco di ID fornitore, Conteggio fatture, Importo totale fattura per quest'anno.
Ottieni un elenco di ID fornitore, Conteggio fatture, Importo totale fattura per l'anno precedente.
Usa CERCA.VERT per abbinare questi elenchi a cinque colonne di dati:
Aggiungi nuove colonne per Count Delta e Amount Delta:
Seleziona i dati in H5: G5000. Inserisci un grafico a dispersione (XY). La maggior parte dei risultati sarà raggruppata nel mezzo. Ti interessano i valori anomali. Inizia con i venditori nell'area in scatola; hanno inviato meno fatture per molti più dollari totali:

Nota

Per trovare il fornitore associato a un punto, passa il mouse sopra il punto. Excel ti dirà il delta del conteggio e delta dell'importo da trovare nel set di dati originale.

Caso 3:

Utilizzo di una tabella pivot per eseguire il drill down

In questo caso, diamo uno sguardo a fatture e crediti. Attraverso vari drill-down dei dati, scopri quali due analisti di contabilità clienti trascorrono i venerdì pomeriggio al bar invece di lavorare.

Ho iniziato con due set di dati. Il primo sono i dati della fattura, Fattura, Data, Cliente, Importo.
I dati successivi sono Fattura, Data ricevimento, Importo ricevuto, Nome rappresentante vendita
Calcola una colonna Giorni da pagare. Questa è la data di ricevimento - Data della fattura. Formatta il risultato come numero invece che come data.
Calcola il giorno della settimana. Questo è=TEXT(ReceiptDate,"dddd")
Scegli una cella nel set di dati. Usa dati - Tabella pivot (Excel 97-2003) o Inserisci - Tabella pivot (Excel 2007)
La prima tabella pivot aveva Days To Pay in diminuzione. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un valore e scegliere Raggruppa e Mostra dettagli - Gruppo. Raggruppa per secchi da 30 giorni.
Spostare i giorni da pagare nell'area della colonna. Metti i clienti nell'area Riga. Inserisci Entrate nell'area Dati. Ora puoi vedere quali clienti pagano lentamente.
Rimuovi giorni da pagare e inserisci Giorno della settimana nell'area della colonna. Rimuovi cliente e metti rappresentante nell'area riga. Ora puoi vedere gli importi ricevuti per giorno della settimana.
Scegli una cella nell'area dati. Fare clic sul pulsante Impostazioni campo (nella barra degli strumenti della tabella pivot in Excel 97-2003 o nella scheda Opzioni in Excel 2007).
In Excel 97-2003 fare clic su Altro. In Excel 2007, fare clic sulla scheda Mostra valori come. Scegli% di riga.
Il risultato: Bob e Sonia sembrano elaborare molte meno fatture venerdì rispetto agli altri. Passa dal loro ufficio venerdì pomeriggio per vedere se (a) stanno effettivamente lavorando e (b) se c'è una pila di assegni non elaborati appesi nel cassetto della scrivania fino a venerdì.